본 개인정보 취급방침 고지(“고지”)는 Otis Elevator Company(OTIS) 가 직원의 개인 정보를 어떤 방식으로 수집하고, 처리하고, 이관하고, 공유하고, 보관하는지에 관해 설명합니다. OTIS는 OTIS 전체 직원의 개인 정보를 지키고 보호하는 일에 최선을 다합니다.

본 고지는 OTIS에서 귀하의 개인 정보를 관리하는 방식에 관한 관행과 정책의 변경 사항을 정확히 반영하기 위해 필요할 경우 수시로 수정될 수 있습니다. 본 고지가 변경될 경우 이 웹 사이트에 변경된 고지를 게시하며, 변경되었다는 사실을 알립니다. 본 고지는 전 세계 OTIS 직원을 대상으로 하므로 본 고지에서 설명하는 일부 관행은 귀하에게 적용되지 않을 수 있습니다. 법에 따라 필요하거나 지방 또는 지역 관행을 반영해야 하는 경우 본 고지에 현지 고지가 추가될 수 있습니다.

OTIS가 직원들로부터 수집할 수 있는 개인 정보

OTIS는 귀하로부터 직접 또는 전직 고용주, 취업 알선 업체, 귀하가 알려준 추천인, 공공 기록 출처 및 기타 제3자 등을 통해 간접적으로 귀하의 개인 정보를 수집할 수 있습니다. OTIS에서 수집하는 개인 정보는 현지 법적 요구사항과 해당하는 사원 대표 계약의 적용을 받습니다.

아래 목록은 OTIS 전체에 해당하므로 특정 상황에 적용되지 않는 데이터 요소가 여기에 포함되어 있을 수 있습니다. 궁금한 사항은 HR 담당자에게 문의하시기 바랍니다.

• 이름(성, 중간 이름, 접미사(예: 주니어, 시니어) 포함)
• 신분증 번호(전체 또는 일부)(예: 사원 번호, 납세자 번호, 사회 보장/보험 번호) 또는 정부에서 발급한 신분증 번호나 카드(예: 주민등록증, 운전면허증, 비자, 여권) 또는 정부에서 발급한 기타 증서
• 직장 연락처 정보(전화 번호, 팩스 번호, 이메일 주소, 호출기 번호, 우편 주소, 직장 위치 포함)
• 집 연락처 정보(집 주소, 집 전화 번호, 개인 휴대전화 번호, 개인 이메일 주소 포함)
• 기본 식별 정보(예: 생년월일, 성별)
• 직무 경험, 학력 및 이력, 언어 능력, 기타 능력 범주, 면허증, 인증서, 수상 경력, 무역 협회나 전문가 단체 회원, 특정 업무 수행 권한
• 귀하의 직업에 관한 정보: 직함, 부서, 직무, 직급, 고용 계약 및 원가 중심점 포함
• 귀하의 고용주에 관한 정보(회사 이름, 회사 위치, 회사 설립 국가 포함)
• 조직표 정보(예: 회사에서 귀하의 직위, 귀하의 직급, 귀하의 상사, 보좌 및/또는 부하 직원 ID)
• 배지에 필요한 정보(예: 사진, 특정 위치 접근 권한)
• 회사 행사 때 직은 사진이나 사내 및 외부 소셜 미디어에서 공유하는 사진(이러한 행사에서 사진 촬영 사실을 귀하가 이를 알고 있으며 사진을 빼달라고 요구할 수 있음) - 소셜 미디어를 넘어 사진을 마케팅 자료에서 공유해야 하는 경우에는 이 사실을 귀하에게 알리며, 귀하는 이를 거부할 수 있습니다.
• 급여 정보: 귀하의 수급권자와 부양자 식별 데이터(예: 이름, 생년월일, 성별, 주민등록번호, 주소, 그 외에 필요할 수 있는 데이터)와 특정 복리후생 프로그램과 관련된 정보
• 교육 훈련, 계속 교육 및 개발 기록
• 성과 검토 정보
• 승계 계획 정보
• 조직에서 귀하의 다음 단계를 고려할 때 필요한 귀하의 잠재력과 포부에 관한 정보
• OTIS 컴퓨터, 네트워크 및 통신 정보, 회사 전화, 컴퓨터, 전자 통신(예: 이메일과 전자 캘린더) 사용 일지, 기타 정보 통신 기술(사용자 이름/로그인 ID, 비밀번호, 보안 질문에 대한 대답), OTIS 애플리케이션, 네트워크, 시스템, 서비스는 물론 OTIS 네트워크와 시스템을 통해 저장, 전송, 제출 또는 수신하는 정보에 접근할 때 필요한 기타 정보
• 직장 출퇴근 시점을 나타내는 액세스 정보
• 시간 수집 및 할당 정보
• 귀하와 관련될 수 있는 할당 업무 및 업무 생산물(예: 귀하가 작성자로 명시된 문서와 파일, 귀하에게 할당된 작업)
• 방문자 정보(방문 시간, 날짜, 위치, 주차를 위한 차량 관련 정보, 방문자 일지 및 방문자 보안 검색에 필요한 정보 포함)
• 행사 등록 정보(예: 행사 참여 의향, 선호하는 구체적인 주제, 선호하는 음식, 여행사, 참석 여부)
• 선호하는 업무에 관한 정보(예: 선호하는 이동 방식(좌석, 상용 고객 정보, 흡연/금연), 선호하는 위치(사내 공석이 생길 때 이동할 수 있는지 여부 포함))
• 전자 시스템에서 프로필에 자발적으로 포함시키는 정보(별칭, 사진, 관심사 포함)
• 비상 연락 정보(귀하가 비상 연락처로 표시한 가족이나 친구 등과 같이 직원이 아닌 사람에 관한 정보가 포함될 수 있음)
• 그 외에 인사 부서 신청, 급여, 출장, 경비 관리를 지원하는 데 필요한 데이터(은행 및 신용 카드 계좌 정보 포함)
• 위치 정보(예: 회사 차량, 애플리케이션, 회사가 제공하는 랩톱, 전화, 고객용 엘리베이터, 위치 확인(또는 위치 추적) 데이터가 있거나 필요한 기타 장치)

현지 요구사항과 법에 따라 OTIS는 다음 정보도 수집할 수 있습니다.

• 여권 정보, 출생지, 보유했던 시민권과 보유하고 있는 시민권, 거주자 신분
• 온보딩(on-boarding)에 필요한 선별 검사(예: 청력 검사, 신체 검사, 약물 검사, 신원 조회 정보)
• 건강과 상해에 관한 정보(예: 장애, 병가, 출산 휴가), 인사 부서 및 환경, 보건, 안전 요구사항 관리에 필요할 수 있는 기타 정보
• 군복무 정보
• 사진, 오디오, 비디오 또는 생체 인식 정보(예: 지문, 홍체 스캔, 음성 인식)
• 특정 기술에 대한 접근을 허용하는 비밀 취급 인가 또는 국제 무역 규정 준수에 필요할 수 있는 정보 또는 업무와 관련된 기타 정보(여행 이력, 개인 및/또는 직장 연락처, 실제 연락처 조사를 위해 요구될 수 있는 기타 정보 포함)
• 가족 상황과 구성원에 관한 정보(예: 결혼 여부, 부모 이름, 여성의 경우 결혼 전 성, 부양자에 관한 정보)
• 현지 법에서 요구하는 기타 정보(예: 인종, 종교, 정당 또는 노동조합 가입)

민감한 개인 정보에 관한 특별 보호 규정이 있는 국가에서 Otis는 법에서 요구하는 민감한 개인 정보만 수집하거나, 처리하거나, Otis의 의무(예: 급여 또는 보험 관련) 이행을 지원하는 제3자에게 이관하며, 데이터 제공이 선택사항인 경우에는 귀하의 동의를 구합니다.

Otis가 귀하의 개인 정보를 사용하는 목적

• 다음을 포함하는 고용 관리
  • 급여(연금 도입 및 관리 포함)
  • 급여 관리(예: 공제, 부담금)
  • 경력 개발, 성과 피드백 및 승진
  • 보상 및 인정
  • 시간 정보 수집 및 할당
  • 여행 경비 환급(여행 및/또는 신용 카드 관리 포함)
  • 교육
  • 재배치, 위임장, 해외 파견 직원 지원, 비자, 면허, 기타 근로권 허가
  • 세금 신고 및 원천징수
  • 직원 및 임원 이력, 이력서 및 유사 정보 유지관리
  • 이메일 시스템 및 조직도
  • 규제 기관의 요구에 따른 신고(보건 안전 당국, 조세 당국 포함)
  • 직원 참여 활동
• 충원 및 승계 계획
• 다음을 포함하는 정규 사업 운영
  • 회사 문서에 귀하의 승인 및 서명 기재(계약서, 정산서, 구매 주문서, 보고서, 서신 포함)
  • 조사에 참여(제품, 서비스, 기술의 설계 및 개발을 위한 조사 포함)
  • 비용과 경비 분석(급여, 출장비, 경비 데이터 포함)
  • 고객 및 협력사와 정보 공유
  • 시장 분석
  • 판촉 도구 공유(사진, 직위 및 연락처 정보가 기재된 직원 조직도 등이 포함될 수 있는 프레젠테이션 포함)
• 비상 상황을 포함해 보건 안전 위험과 관련된 상황에 대응(이 경우 웨어러블 장치로 데이터를 수집하여 혼자 일하는 근로자가 안전한 상태인지 확인하기, 특정 직원들이 겪은 사고 및 위기 일발 사건 기록하기, 관리자에게 보고하여 시정 조치 취하기 등이 수반될 수 있음)
• 인트라넷 등을 통해 직원들과 의사소통
• 직원 참여 설문조사 및 자선 캠페인 실시
• 노사관계 관리(고충 해결 절차 포함)
• 보건 안전 프로그램 및 서비스의 계획과 제공(약물 검사, 산재보험 처리, 기타 보건 안전 프로그램 포함)
• 보고 및 통계 분석(글로벌 기업 인원수, 인구통계 포함), 관련 법에서 요구하는 보고(예: 근로권 심사, 근로 환경, 보건 안전 보고, 관리)
• 다음을 포함하는 물리적 보안 관리
  • 접근 제어 및 보안
  • 시설 접근 및 안전
  • 재난 대비
• 다음을 포함하는 정보 기술(“IT”) 시스템 관리 및 보안(예: 컴퓨터 네트워크, 이메일, 인터넷 접속, 전사적 자원 관리(“ERP”) 시스템, 워크플로)
  • 컴퓨터 및 기타 시스템에 대한 액세스 제어 및 보안
  • 인터넷, 인트라넷, 이메일, 소셜 미디어 및 기타 전자 시스템 액세스
  • 바이러스, 침입, 내부자 위협 탐지 및 분석
  • 보안 및 헬프데스크 지원을 위한 로그 생성과 분석
  • 헬프데스크 지원 및 시스템 유지관리 활동 제공
  • 데이터 백업과 복구 및 재해 복구 서비스 제공
• 특정 OTIS 자산의 위치 추적, 기간 및 기타 텔레매틱스 감독, 제공되는 서비스의 관리, 보안, 안전 및 효율을 위한 특정 애플리케이션 감독
• 수입, 수출 및 기타 국제 무역 통제 조치 준수(관리 규정 및 권한 포함), 통제 대상 기술 및/또는 상품에 대한 접근 확인, 제재 또는 제한 국가나 당사자 심사
• 문의사항이나 우려사항에 답변
• 감사 및 준수 심사를 실시하여 적용되는 정책, 규정 및 법규 준수 여부 확인
• 이해 상충 평가 및 보고
• 내부 및 외부 조사의 실시와 관리(법무, 글로벌 윤리 및 컴플라이언스, 국제 무역 규정 준수 검토, 정부 기관에 결과 공개 포함)
• 소송, 중재, 행정 또는 조정 절차에서 청구 원인 고소 및 변호(분쟁 전 활동, 증거 수집, 증거 개시, 소송 보존 및 전자 증거 개시 활동 포함)
• 사법 기관 및 기타 정부 질의에 답변
• 지적재산권 보호(특허 출원 포함)
• 사업 계획(구조개편 활동, 합병, 인수, 분할 계획 또는 시행 포함)
• OTIS 주식에 대한 권리가 있을 수 있는 직원들을 위한 투자자 관리 활동 촉진
• 적용 법규에 따라 필요하거나 명시적으로 허용될 때

OTIS가 수집하는 정보를 공유하는 대상

직원 개인 정보에 대한 내부 접근 권한은 필요에 따라 부여됩니다. 예를 들어, 전 세계 사내 인사 및 급여 전문가들이 자신의 업무 영역과 관련된 개인 정보에 접근할 수 있습니다. 전 세계 인사 프로그램을 담당하는 소수의 개인만 특정 OTIS IT 시스템에 있는 전체 개인 정보에 접근할 수 있습니다. 관리자 및 감독자는 자신이 담당하는 직원의 업무 관련 정보에 접근할 수 있습니다.

개인 정보는 위에 명시된 목적으로 전 세계 OTIS 운영사, 자회사, 사업부 또는 그룹에서 사용하고 공유합니다. 당사는 정규 사업 운영을 지원하기 위해 업무 상 연락처 정보를 고객, 잠재 고객, 공급자 및 협력업체와 공유할 수도 있습니다. OTIS는 그 사업체들 사이에서 귀하의 개인 정보를 이관할 때 적용 법과 OTIS 기업 정책 설명서에 따라 이관합니다.

또한 OTIS는 필요에 따라 OTIS 설비나 시스템에 대한 접근 권한이 부여된 신뢰할 수 있는 서비스 제공업체, 컨설턴트 및 계약업체 같은 제3자, 정부 기관 및 법에서 요구하는 기타 실체에 개인 정보에 대한 접근 권한을 주거나 공유할 수 있습니다. OTIS가 OTIS 그룹사 이외의 실체에 귀하의 개인 정보를 공유하는 경우는 다음과 같습니다.

• OTIS가 고용한 서비스 제공업체가 OTIS를 제공하여 서비스를 수행할 수 있도록 하기 위한 경우. 이 경우 OTIS는 위에 명시된 목적으로만 서비스 제공업체와 정보를 공유합니다.
• 법적 의무를 준수하기 위한 경우(납세 및 규제 의무 준수, 노동 조합 및 노사 협의회와 데이터 공유, 법원 소송 또는 사법 당국 또는 기타 정부 규제 기관의 정당한 법적 요청에 부응)
• 혐의가 있거나 실제로 발생한 위법 활동을 조사하기 위한 경우
• 물리적 피해 또는 재정적 손실을 방지하기 위한 경우
• 사업체 또는 자산의 전부 또는 일부의 매각 또는 양도(파산 포함)를 지원

OTIS가 귀하의 개인 정보를 보관하는 위치

OTIS는 여러 법인이 약 200개 국가와 지역에서 사업을 운영하고 있는 글로벌 기업입니다. 따라서 OTIS는 위에 명시된 목적을 달성하기 위해 귀하의 정보를 다른 법인 또는 다른 국가로 이관해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. OTIS는 위에 명시된 목적을 위해 필요한 경우에만 적용 가능한 법적 요구 사항에 따라 귀하의 개인 정보를 이관합니다.

OTIS는 사용 가능한 법적 장치에 따라 국가 간 합법적인 개인 정보 이관을 시행합니다. OTIS가 표준 계약 조항(모범 조항이라고도 함)을 적용하는 범위 내에서 OTIS는 해당 요구 사항을 준수하게 됩니다. 여기에는 해당 요구 사항과 본 고지 사항 간에 충돌이 있을 수 있는 경우도 포함됩니다.

OTIS가 귀하의 개인 정보를 사용하는 방식과 관련하여 귀하가 선택할 수 있는 사항

귀하의 개인 정보는 OTIS의 전 세계 인사 관리를 위해 매우 중요합니다. 따라서 현지 법, 단체 교섭 또는 OTIS가 합의한 노사 협의회에 위배되지 않는 한 본 고지에 명시된 귀하의 개인 정보 수집 및 사용은 귀하의 고용과 관련하여 필요합니다. 귀하의 개인 정보는 귀하의 급여 지급, 고용 관리, 조세법과 준법 규정 같은 법적 의무의 준수를 위해 필요합니다.

귀하가 근무하는 위치에 따라서는, 현지 법에 따라 특정 상황에서 개인 정보의 수집, 사용 및 공개에 대한 귀하의 구체적인 동의가 필요할 수 있습니다. 필요할 경우 OTIS는 적절하고 허가된 방식으로 이러한 동의를 요구하게 됩니다.

OTIS에서 개인 정보를 보유하는 기간

OTIS는 귀하의 고용 기간 동안 그리고 적용 법규, 법원, 행정 또는 중재 절차, 감사 요구사항에 따라 필요한 추가 기간 동안 귀하의 인사 관련 개인 정보를 보관합니다. 귀하의 인사 관련 개인 정보 보관에 관해 자세히 알고 싶은 경우에는 현지 HR 담당자에게 문의하시기 바랍니다.

OTIS는 사업 및 법적으로 필요한 데이터를 보관할 수 있습니다. (a) 귀하에 관한 특정 정보가 부수적으로 포함되어 있을 수 있는 고객, 제품, 서비스, 기술, 사업 파트너, 기타 업무 관련 활동 등에 관한 작업 파일 또는 사업 기록과 같이 정당한 사업 목적으로 필요하며, (b) 적용 가능한 보관 기간에 따라 귀하가 공유 저장 영역에 보관했으며, (c) 진행 중인 법적 조사, 사법 또는 행정 절차, 감사 또는 기타 법적 요구사항의 적용을 받으며, (d) OTIS가 계약, 법규 또는 감사 의무에 따라 보관해야 하는 데이터가 이에 해당합니다.

특정 직원들이 알아야 할 추가 정보

개인정보 보호법이 있는 EU 및 기타 국가의 직원: 귀하의 개인 정보에 대한 접근, 수정 또는 삭제를 요청할 수 있고, 특정 개인 정보의 처리를 제한하거나 반대할 수 있으며, 특정 상황에서 데이터 이동을 요구할 권리가 있습니다. OTIS에 연락하여 접근, 수정, 삭제를 요청하고, 이의를 제기하고, 제한 또는 이동을 요청할 수 있습니다. 본 고지 끝부분에 명시된 연락 방법을 사용하시기 바랍니다. 귀하는 감독 당국이라고도 하는 국가 또는 주 데이터 보호 기관에 불만을 제기할 권리도 있습니다. 귀하의 국가 또는 지역 정부 규제 기관에 연락처 정보를 제공하는 추가 조항도 귀하에게 제공될 수 있습니다. 귀하의 담당 데이터 보호 기관을 알고 싶으시면 귀하의 담당 프라이버시 전문가 또는 데이터 보호 담당관에게 연락하거나 당사로 이메일을 보내주십시오(privacy@otis.com).

코네티컷 주를 포함하는 미국 직원:OTIS는 세금 및 급여 처리 등 법에서 요구하는 경우 사회 보장 번호를 수집합니다. OTIS는 사회 보장 번호를 수집하고 사용할 때 기밀을 유지하고, 수집을 제한하며, 알 필요가 있을 때만 접근하도록 보장하고, 적절한 기술적 보호 수단을 구현하고, 정확한 폐기를 보장하는 방식으로 적절한 조치를 취합니다.

가족 구성원 및 타인에 관한 정보를 제공하는 직원: 비상 연락처 정보의 경우 혜택을 받을 수 있는 부양 가족을 포함시키고 수익자를 확인할 수 있도록 가족 구성원을 비롯해 귀하와 관계가 있는 사람들에 관한 정보를 OTIS에 제공할 수 있습니다. 이 정보를 OTIS에 제공하기 전에 제공할 법적 권한이 귀하에게 있는지 먼저 확인해야 합니다. 미성년 자녀의 법정 대리인으로서 정보를 제공하는 경우 이 정보를 제공한다는 것은 제공된 정보를 OTIS가 본 고지에 명시된 목적으로 수집하고, 처리하고, 이관할 수 있다는 것에 동의하는 것입니다.

대한민국의 직원

1.개인정보 수집 항목

OTIS는 세금 및 급여 처리 등 법에서 요구하는 경우에 한하여 주민등록번호를 수집합니다.

2.개인정보의 제3자 제공

OTIS는 “OTIS가 수집하는 정보를 공유하는 대상” 부분에서 설명한 경우를 포함하여, 귀하의 동의가 있거나 관련 법령에 특별한 규정에 있는 경우가 아닌 한 귀하의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다.

3.개인정보 처리업무의 위탁에 관한 사항

OTIS는 원활한 개인정보 업무처리를 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다.

Otis는 위탁계약 체결시 위탁업무 수행목적 외 개인정보 처리금지, 기술적·관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리 감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지 감독하고 있습니다.

4.개인정보의 파기절차 및 방법

OTIS는 개인정보 보유기간의 경과, 처리목적 달성 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체없이 해당 개인정보를 파기합니다.

개인정보 파기의 절차 및 방법은 다음과 같습니다.

• 파기절차: OTIS는 파기 사유가 발생한 개인정보를 선정하고, OTIS의 개인정보 보호책임자의 승인을 받아 개인정보를 파기합니다.
• 파기방법: OTIS는 전자적 파일 형태로 기록·저장된 개인정보는 기록을 재생할 수 없도록 파기하며, 종이 문서에 기록·저장된 개인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각하여 파기합니다.

5.정보주체와 법정대리인의 권리·의무 및 행사방법에 관한 사항

귀하는 OTIS에 대하여 언제든지 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지 요구 등의 권리를 행사할 수 있습니다. 권리행사는 귀하의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 하실 수 있으며, 이 경우 “개인정보 처리 방법에 관한 고시(제2020-7호) 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출하여야 합니다.

6.개인정보의 안정성 확보 조치에 관한 사항

OTIS는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있습니다.

• 관리적 조치: 내부관리계획 수립·시행, 전담조직 운영, 정기적 직원 교육
• 기술적 조치: 개인정보처리시스템 등의 접근권한 관리, 접근통제시스템 설치, 개인정보의 암호화, 보안프로그램 설치 및 갱신
• 물리적 조치: 전산실, 자료관리실 등의 접근통제

7.개인정보의 열람청구를 접수·처리하는 부서

귀하가 개인정보 보호법 제35조에 따른 개인정보의 열람 청구를 하고자 하는 경우 “OTIS에 연락하는 방법”에 기재된 자 또는 “9) 개인정보 보호책임자에 관한 사항” 부분에 기재된 Otis 엘리베이터 코리아 개인정보 보호책임자에게 하실 수 있습니다.

8.귀하의 권익침해에 대한 구제방법

귀하는 OTIS의 서비스를 이용하시면서 발생한 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만처리, 피해구제 등에 관한 사항을 OTIS에 연락하는 방법”에 기재된 자 또는 “9) 개인정보 보호책임자에 관한 사항” 부분에 기재된 Otis 엘리베이터 코리아 개인정보 보호책임자에게 문의하실 수 있습니다.

또한 귀하는 개인정보침해로 인한 구제를 받기 위하여 아래 기관에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있습니다. 이 밖에 기타 개인정보침해의 신고, 상담에 대하여는 아래의 기관에 문의하시기 바랍니다.

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OTIS에 연락하는 방법

귀하의 개인 정보에 관한 문의 또는 우려 사항이 있거나 귀하의 개인 정보의 데이터 관리자가 되는 OTIS 법인에 관해 자세히 알고 싶은 경우에는 현지 HR 담당자, 현지 윤리 및 준수 연락관 또는 프라이버시 전문가나 데이터 보호 담당관에게 연락해야 합니다. 귀하의 사업장에서 누구한테 말해야 할지 잘 모르는 경우에는 당사(833-833-3001 또는 privacy@otis.com)로 연락하시기 바랍니다.

마지막으로 업데이트한 날짜:24/1/20

위치해 있는 장소를 불문하고 사업 부문, 단위, 사업부, 기타 모든 운영 실체(종속되는 합작 법인, 제휴 회사, Otis Elevator Company가 지배 지분 또는 실질적 경영 지배권이 있는 기타 사업체(총칭하여 “OTIS” 또는 “당사”) 포함)